Pour un audit organisationnel réussi, en 5 étapes !

L'audit organisationnel est un outil d’amélioration qui permet à une structure, et ce quel qu’en soit le type (entreprises, associations, collectivités), à ses dirigeants, de mieux comprendre le fonctionnement de celle-ci et sur ce qui est à optimiser compte tenu de ses activités, des évolutions de son environnement et de l’objectif recherché. Il doit être effectué pour des causes réelles et sérieuses car il impacte et génère des interrogations au sein même de la structure.

 

Un audit organisationnel n’est pas forcément lié à une "catastrophe" immédiate mais lié à un questionnement et a pour objectif d’apporter des réponses, un éclairage et surtout de proposer des solutions. C’est donc un examen méthodique et indépendant qui a pour but de déterminer si les activités et les résultats satisfont aux objectifs préétablis.

 

Nous allons donc voir les différentes étapes nécessaires à mettre en œuvre, pour que vous puissiez préparer un audit organisationnel réussi, mais pas de panique !

 

Définir sa problématique

 

La problématique est le point de départ ! Une bonne problématique est basée sur un constat autour d'un problème organisationnel ou de fonctionnement qui se pose au sein de la structure et qui dans la plupart des cas perdure depuis plusieurs mois ou génère des effets indésirables ou perturbants. Sans identification précise de votre problème, il vous sera difficile d’entamer convenablement un audit.

 

Choisir son cabinet d’audit

 

Le choix du cabinet est un moment important voire crucial. C’est un regard objectif et neutre sur votre structure qui vous permettra d’identifier les leviers d’amélioration.

 

Ce choix n’est pas fortuit car les diverses remarques et analyses de ce cabinet vous seront utiles pour mettre en place des actions bénéfiques pour votre entreprise et/ou association. Un cahier des charges bien rédigé, un échange fructueux avec le cabinet et quelques critères de sélection vous permettront de faire le bon choix : expérience, transparence, réactivité, clarté des propos et méthodologie.

 

Préparer la mise en place de l’audit et définir les pilotes du projet

 

L’audit organisationnel est une intervention sérieuse. Pour cela la disponibilité des ressources humaines de la structure est requise, car celles-ci seront fortement sollicitées.

 

Comme pour tout projet, il vous faudra commencer par identifier un pilote, un référent avec lequel l’auditeur pourra interagir tout au long de la mission. Ce pilote pourra être un responsable de la structure ou constitué sous la forme d’un comité de pilotage. Si vous omettez de nommer les pilotes du projet, l’audit pourrait rencontrer des difficultés et ne pas répondre à toutes vos attentes.

 

Assurer un bon démarrage et un suivi de la mission

 

La préparation de la venue de l’auditeur en communicant, en s’assurant des informations nécessaires à sa mission, est essentielle pour assurer la réalisation de l’audit. Tout comme le gain de temps que vous ferez gagner au cabinet d’audit en organisant un démarrage transparent. Car ce qui est bénéfique à l’audit, est forcément profitable à votre structure.

 

C’est pourquoi, il est conseillé de choisir, si possible, le moment qui vous parait le plus opportun pour faire démarrer la mission (ne pas attendre la crise au sein de votre structure ou des dysfonctionnements trop importants) et d’être disponible.

 

Au cours de la mission, même conseil, n’hésitez pas à échanger, à suivre l’avancée de la mission et les difficultés que peut rencontrer l’auditeur. Il ne s’agit pas de faire son travail mais de faciliter sa démarche.

 

Communiquer auprès des équipes

 

Un audit et tous tremblent déjà à l’idée de se trouver confronter à l’auditeur et à ses conclusions. Mais là, soyez positif et participatif au tant que faire se peut. Il faut désacraliser l’audit, le présenter comme un atout et non un censeur. Pour cela, il vous faudra donc communiquer en amont : présenter l’audit, son objet, et ses objectifs, sa démarche. Et bien évidemment, en fin de mission, communiquer en aval sur les constats, les conclusions, les recommandations car les personnes concernées doivent être informées des résultats pour comprendre, débattre si nécessaire, et se préparer à d’éventuels changements.

 

En conclusion, ces étapes vous aideront à vous préparer sereinement, sans aucune appréhension. La finalité étant de vous accompagner tout au long de ce processus de changement.

 


 

Publié le 12/03/18

Par Karen Laurent